Constantemente debemos realizar tareas, en la casa: ya sea cuidar a nuestros hijos, pagar las cuentas mensuales, orden y aseo; en el emprendimiento: realizar contratos, presupuestos, supervisar a trabajadores y muchas otras tareas. ¡No nos queda tiempo para planificar ni siquiera para pensar!
Principios de la gestión del tiempo
1. El tiempo no se recupera, solamente podemos gestionar lo hacemos con él.
2. No debemos competir con otra persona, tenemos nuestro propio ritmo de trabajo.
3. Siempre podemos optimizar nuestro tiempo, volverlo más eficiente.
4. La gestión de nuestro tiempo se va perfeccionando cuantas más veces lo hagamos.
5. No existe un modelo perfecto, existe ciencia, consejos y herramientas que puedes adaptar a ti mismo.
Las probabilidades de lograr optimizar tu tiempo dado los consejos y herramientas que aquí se describirán serán lo más cercano al 100%, el porcentaje restante dependerá de tu motivación y disciplina.
Primero: Evalúate
Define por qué quieres gestionar mejor tu tiempo, este será tu objetivo hasta que logres gestionarlo. Un ejemplo es: necesito lograr el proyecto de negocio en 30 días, durante los días hábiles del mes actual desde las 08:00 hasta las 18:00 hrs.
Ahora, piensa y anota las actividades que has realizado durante las últimas 2 semanas, o si tienes tiempo suficiente obsérvate durante las próximas 2 semanas y anota al final del día todas las actividades que realizas, puedes anotarlas en un word, excel u otra herramienta, Lo importante aquí es que seas detallado. Además, anota el tiempo que dedicas a cada una de ellas. Ejemplo: dormir 8 hrs., planificar 3 hrs., almorzar 1 hora, ver redes sociales 5 hrs., y así sucesivamente.
Agrupa las tareas que detectaste en responsabilidades básicas, crecimiento personal, relaciones laborales, crisis o problemas puntuales, tiempo libre y tareas administrativas.
Te muestro un ejemplo:
- Responsabilidades básicas: tareas diarias de tu emprendimiento que realizas. Ejemplo, realizar tortas, empaquetar tortas, compras a proveedor.
- Tareas administrativas: son las de apoyo a las tareas básicas. Ejemplo, redactar correos, organizar calendario, realizar informes
- Crecimiento personal: tareas de tu emprendimiento que más disfrutas. Ejemplo, conversar con clientes, capacitaciones, leer leyes.
- Relaciones laborales : trabajo, colaboración o supervisión de los trabajadores. Ejemplo, dar indicaciones a trabajadores, entregar retroalimentación, trabajo en equipo con trabajadores.
- Crisis/Problemas puntuales : son las interrupciones, urgencias o algo inesperado. Ejemplo, reuniones urgentes, accidentes, llamadas telefónicas.
- Tiempo libre : son el descanso. Ejemplo, el almuerzo, paseo, pausa para el café, charla con los trabajadores distintos a sus labores, ver redes sociales.
Segundo: Elabora un plan
Ahora que ya sabes cómo se distribuye tu tiempo y sabes dónde tienes mayor porcentaje de horas consumidas, debes reorganizarlas de la siguiente manera:
1. Ordena las actividades desde la más relevante a la menos relevante.
2. A cada actividad ponle las horas que puedes emplear.
3. A las actividades ponle un objetivo (no tan ambicioso).
4. A los objetivos ponle tareas necesarias (no demasiadas).
Te muestro un ejemplo:
Tercero: Ejecuta tu plan
Ahora debes ordenar las tareas en un calendario, puedes usar Google Calendar, Calendar de Microsoft u otra aplicación como any.do Calendar. Si prefieres puedes crear tu propio calendario de tareas.
Te muestro un ejemplo:
Recuerda que los planes no son rígidos, es decir, si te equivocas, vuelves a modificar tu plan inicial. Evalúa como si el plan que estableciste o incluso los objetivos que estableciste están siendo realistas y coherentes. Los resultados no son inmediatos, como dije en un principio debes perfeccionarlo con el tiempo, al menos tienes las herramientas para lograr tus objetivos con un plan y poder ejecutarlos.